Mahnwesen auslagern

Sie möchten Ihr Mahnwesen auslagern? Baden Collect übernimmt Zahlungserinnerungen und Mahnungen im Namen Ihres Unternehmens, deutschlandweit und mit abgestimmten Mahnstufen. Ihre Buchhaltung steuert den Zahlungsabgleich über eine Clearingliste; Aufgaben und Konditionen vereinbaren wir vor dem Start.

Mahnwesen auslagern und die Buchhaltung entlasten

Wiederkehrende offene Rechnungen verursachen nicht nur Rückstände, sondern auch viele einzelne Arbeitsschritte: Zahlungseingänge prüfen, Erinnerungen versenden und Rückfragen zuordnen. Wenn diese Aufgaben Ihre Buchhaltung im Tagesgeschäft stark beanspruchen, kann die Übergabe des Mahnwesens sinnvoll sein. Baden Collect unterstützt Unternehmen deutschlandweit von Freiburg aus.

Outsourcing des Mahnwesens: Welche Aufgaben übernehmen wir?

Beim Outsourcing des Mahnwesens übertragen Sie die vereinbarten Zahlungserinnerungen und Mahnungen an Baden Collect. Wir bearbeiten diese in Ihrem Unternehmensnamen. Vor dem Start legen wir gemeinsam die Mahnstufen, die Ansprache Ihrer Kunden und die Zuständigkeiten für Rückfragen fest. Auch den Zahlungsabgleich stimmen wir mit Ihrer Buchhaltung ab. Welche Aufgaben Sie auslagern und welche bei Ihnen bleiben, ergibt sich aus dem vereinbarten Leistungsumfang.

Zahlungseingänge und Rechnungskorrekturen berücksichtigen

Ein Mahnlauf benötigt aktuelle offene Posten. Deshalb stimmen wir mit Ihnen ab, wie Zahlungseingänge, Teilzahlungen, Gutschriften und Korrekturen übermittelt werden. Für viele Vorgänge können Sie eine Liste oder einen Export aus Ihrem System bereitstellen. Ein bestimmtes Dateiformat ist nicht vorgeschrieben.

Mahnwesen und Inkasso unterscheiden

Beim ausgelagerten Mahnwesen bearbeiten wir die vereinbarten Zahlungserinnerungen und Mahnungen in Ihrem Namen. Bleibt eine Forderung offen, kann sie nach dem vereinbarten Ablauf ins Inkasso übergehen. Beide Leistungen haben einen eigenen Leistungsumfang und jeweils abzustimmende Konditionen. Die Vergütung des Mahnwesens klären wir deshalb vor dem Start gesondert mit Ihnen.

Welche Aufgaben bleiben bei Ihrer Buchhaltung?

Mit einer aktuellen Clearingliste lässt sich der laufende Abgleich einfach steuern. Sie dient als gemeinsame Grundlage, um die bei Ihnen offenen Posten mit unserem Bearbeitungsstand abzugleichen und Zahlungseingänge, Teilzahlungen sowie Gutschriften zu berücksichtigen. Statt den Stand jeder Rechnung einzeln mitzuteilen, stellen Sie die vereinbarten Informationen gebündelt aus Ihrer Buchhaltung bereit.

Vor dem Start stimmen wir ab, welche Angaben die Clearingliste enthält, auf welchen Stichtag sie sich bezieht und in welchem Rhythmus der Abgleich erfolgt. Ein bestimmtes Dateiformat ist nicht vorgeschrieben. So arbeiten beide Seiten mit einem nachvollziehbaren Datenstand; offene Fragen lassen sich gezielt klären.

Reklamationen, zugesagte Zahlungsfristen oder andere Absprachen, die aus der Clearingliste nicht hervorgehen, teilen Sie uns ergänzend mit. Fachliche Fragen zur Lieferung oder Leistung bleiben bei Ihrem Unternehmen. Wer solche Rückfragen beantwortet und Änderungen weitergibt, legen wir gemeinsam fest.

Mahnwesen selbst bearbeiten oder auslagern?

Vergleichen Sie den gesamten Aufwand, nicht nur die Zeit für das Versenden einer Mahnung. Berücksichtigen Sie auch den Zahlungsabgleich, die Zuordnung von Antworten und die Bearbeitung von Korrekturen. Entscheidend ist, welche dieser Aufgaben regelmäßig Kapazität binden und welche Sie weiterhin selbst übernehmen möchten.

Beschreiben Sie uns Ihren bisherigen Ablauf und die Stellen, an denen Arbeit liegen bleibt. Daraus lässt sich ein konkreter Leistungsumfang für die Zusammenarbeit abstimmen. Eine pauschale Zeitersparnis versprechen wir nicht; sie hängt von Ihrem bisherigen Prozess und der vereinbarten Aufgabenteilung ab.

So bereiten Sie die erste Anfrage vor

Beschreiben Sie kurz, wie Sie offene Rechnungen bisher nachverfolgen und wobei Sie Entlastung suchen. Eine fertige Liste oder genaue Fallzahl ist für das erste Gespräch nicht erforderlich. Über das Anfrageformular auf dieser Seite können Sie die Zusammenarbeit unverbindlich anfragen.

Wie kommen wir vom bisherigen Mahnwesen zum ersten Mahnlauf?

Zunächst halten wir fest, welche offenen Posten Sie übergeben und welche Zahlungserinnerungen und Mahnungen Baden Collect in Ihrem Namen übernimmt. Wir stimmen die Texte, Mahnstufen, Zuständigkeiten und Konditionen mit Ihnen ab. Anschließend legen wir den Stichtag und den Rhythmus für die Clearingliste fest. Vor dem Mahnlauf werden bereits gemeldete Zahlungen, Gutschriften und Korrekturen berücksichtigt. So bleibt der Ablauf für Ihre Buchhaltung nachvollziehbar.

Wohin zahlen Ihre Kunden beim ausgelagerten Mahnwesen?

Den Zahlungsweg und die Angaben auf den Zahlungserinnerungen und Mahnungen legen wir vor dem Start gemeinsam fest. Gehen Zahlungen direkt auf Ihrem Konto ein, müssen sie in den vereinbarten Abgleich einfließen. Dafür dient die Clearingliste als gemeinsame Arbeitsgrundlage. Änderungen, die daraus nicht hervorgehen, melden Sie ergänzend.