Forderungen ans Inkasso übergeben: Unterlagen und Ablauf
Stand: September 2026
Für die Übergabe einer einzelnen Forderung an Baden Collect genügt die Rechnung oder alternativ eine Mahnung. Bei vielen Forderungen reicht eine Liste oder ein Export aus Ihrem System. Sie müssen dafür weder ein bestimmtes Dateiformat verwenden noch zuerst alle Einzelbelege zusammensuchen. Entscheidend ist, dass sich die offenen Beträge und die zugehörigen Kunden nachvollziehbar zuordnen lassen.
Einzelne Forderung: Rechnung oder Mahnung
Sie möchten eine einzelne offene Rechnung bearbeiten lassen? Reichen Sie die Rechnung oder alternativ eine Mahnung ein. Beide Unterlagen zusammen sind für den Start nicht grundsätzlich erforderlich.
Prüfen Sie vor der Übergabe, ob inzwischen eine Zahlung, eine Gutschrift oder eine Rechnungskorrektur eingegangen ist. Der offene Betrag muss dem aktuellen Stand entsprechen. Besteht bereits eine Reklamation oder eine abweichende Vereinbarung mit dem Kunden, weisen Sie darauf hin. So lässt sich der Vorgang von Anfang an richtig einordnen.
Viele Forderungen: Liste oder Export aus Ihrem System
Für einen größeren Bestand akzeptiert Baden Collect eine Liste beziehungsweise einen Export aus Ihrem System. Das Format ist frei. Es gibt keine festgelegte Mindestanzahl, ab der eine Liste verwendet werden darf.
Eine strukturierte Aufstellung erleichtert die Zuordnung. Nutzen Sie die Daten, die Ihre Buchhaltung bereits führt: Kundenname und vorhandene Kontaktdaten, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeit, ursprünglicher Betrag und noch offener Saldo. Ergänzen Sie bekannte Teilzahlungen oder den letzten Bearbeitungsstand, soweit diese Informationen vorliegen. Diese Angaben sind eine Orientierung für einen gut nachvollziehbaren Bestand, keine Pflicht zu einem neuen Tabellenformat.
Einzelrechnungen und Mahnungen müssen bei einer Listenübergabe nicht pauschal zusätzlich beigefügt werden. Fehlt für einen konkreten Fall etwas, fordert Baden Collect die betreffende Information gezielt nach.
Vorheriges Mahnen und einzureichende Unterlagen unterscheiden
Grundsätzlich sollte der Auftraggeber den Kunden vor der Übergabe bereits selbst gemahnt haben. Ob im Einzelfall eine Ausnahme greift, muss gesondert geklärt werden. Aus der Möglichkeit, nur eine Rechnung einzureichen, folgt nicht, dass vorheriges Mahnen generell entfallen kann.
Damit bleiben zwei Fragen sauber getrennt: Welcher Bearbeitungsstand liegt vor, und welches Dokument reicht für die Übergabe? Für den Start genügt Rechnung oder Mahnung. Der bisherige Ablauf sollte trotzdem nachvollziehbar sein.
Teilzahlungen, Gutschriften und mehrere Rechnungen zuordnen
Übergeben Sie den aktuell offenen Saldo. Ein Beispiel: Die Rechnung lautet auf 150 Euro, eine Teilzahlung von 40 Euro ist bereits gebucht. Ohne weitere Buchungen sind 110 Euro offen. Die Beispielzahlen zeigen lediglich den Abgleich; sie sind keine Angaben aus einem Kundenfall.
Hat derselbe Kunde mehrere offene Rechnungen, sollten die einzelnen Rechnungsnummern und Beträge erkennbar bleiben. Eine bloße Gesamtsumme erschwert die Zuordnung späterer Zahlungen. Dokumentieren Sie auch Gutschriften und Rechnungskorrekturen, damit dieselbe Position nicht unter verschiedenen Bezeichnungen mehrfach bearbeitet wird.
Nach der Übergabe direkte Zahlungen weitergeben
Auch nach der Übergabe kann ein Kunde direkt an Ihr Unternehmen zahlen. Ordnen Sie die Zahlung der betroffenen Rechnung zu und melden Sie sie Baden Collect. Dasselbe gilt für spätere Gutschriften, Stornierungen oder Änderungen einer Vereinbarung.
Legen Sie intern fest, wer diese Rückmeldungen übernimmt und wer Rückfragen beantwortet. Über das Gläubigerportal können Sie die Bearbeitung verfolgen. Ein aktueller Abgleich bleibt trotzdem nötig: Ein Portalstand ersetzt keine Information über einen Zahlungseingang auf Ihrem eigenen Konto.
Konditionen vor der Beauftragung klären
Baden Collect übernimmt Forderungen ab 1 Euro, ohne Grundgebühr und ohne Mindestmenge. Bei Misserfolg besteht kein Kostenrisiko. Bei erfolgreicher Realisierung fällt die vereinbarte Vergütung an. Stimmen Sie die Konditionen vor der Beauftragung ab; die einfache Übergabe der Daten sagt für sich genommen noch nichts über die spätere Auszahlung aus.
Gerichtliche Maßnahmen erfolgen bei positiver Bonitäts- und Wirtschaftlichkeitsprüfung. Der Einzug einer Forderung wird nicht garantiert. Der hier beschriebene Übergabeablauf gilt für Baden Collect und ist keine allgemeine Vorgabe für andere Inkassodienstleister.
So bereiten Sie Ihre erste Anfrage vor
Beschreiben Sie Ihr Unternehmen, die ungefähre Zahl offener Forderungen und die Größenordnung der Beträge. Erwähnen Sie, ob es um einzelne aktuelle Rechnungen, regelmäßig neue Fälle oder einen älteren Bestand geht. Für diese erste Anfrage brauchen Sie noch keine personenbezogenen Rechnungsunterlagen zu senden.
Baden Collect arbeitet von Freiburg aus für Unternehmen in ganz Deutschland. Über die unten verlinkten Leistungen finden Sie Informationen zum Forderungsmanagement und zum Inkasso für Kleinforderungen. Das Kontaktformular ist der Einstieg, um die Zusammenarbeit und die anschließende Übergabe abzustimmen.
Häufige Fragen
Braucht Baden Collect Rechnung und Mahnung?
Für einzelne Forderungen genügt die Rechnung oder alternativ eine Mahnung. Grundsätzlich sollte der Kunde bereits gemahnt worden sein. Das ist von der Frage zu unterscheiden, welches Dokument Sie einreichen.
Muss eine Forderungsliste als Excel- oder CSV-Datei vorliegen?
Nein. Bei vielen Forderungen akzeptiert Baden Collect eine Liste oder einen Export aus Ihrem System. Ein bestimmtes Dateiformat ist nicht vorgeschrieben.
Müssen bei einer Liste zusätzlich alle Einzelrechnungen eingereicht werden?
Nein, nicht pauschal. Fehlende Informationen fordert Baden Collect gezielt an, wenn sie für den jeweiligen Fall benötigt werden.
Was mache ich mit Zahlungen nach der Übergabe?
Ordnen Sie Direktzahlungen dem jeweiligen Vorgang zu und melden Sie sie Baden Collect. Auch Gutschriften oder Rechnungskorrekturen sollten weitergegeben werden, damit der offene Saldo aktuell bleibt.